第一章 总 则

第一条 为规范我校档案工作，提高我校档案管理工作水平，有效保护和利用档案， 根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《山东省档案管理考核办法》，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指我校从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动所直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案是学校运行发展的轨迹，是唯一的和不可复制的，具有重要的凭证价值和参考作用。档案工作是学校一项重要的基础性工作。

第四条 全校档案工作实行各类档案集中统一管理制度，维护档案的完整与安全，便于学校各方面的利用。档案馆是永久保存和提供利用本校档案资料的机构，其业务接受山东省教育厅、档案局的指导、监督与检查。

第二章 机构设置与人员配备

第五条 学校档案工作由校长领导，一名副校长直接分管。其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校的整体发展规划和年度工作计划，促进档案工作与学校其他工作同步协调发展；

（三）推进学校档案事业的建设与发展，听取校档案馆工作汇报，及时研究、解决档案工作中出现的重要问题。

第六条 学校档案馆为正处级独立建制，设馆长1名，副馆长1名。其主要职责是：

（一）贯彻执行国家、山东省和学校有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）做好档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案举办校史展览，开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）进行国内外档案学术研究和交流活动；

（十）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

第七条 学校各单位、各部门必须明确一名负责人分管本单位（部门）档案工作，组织本单位（部门）相关人员学习、贯彻档案工作法律、政策和规章制度，将档案工作纳入本单位（部门）和兼职档案人员的岗位职责，保障兼职档案人员完成档案工作必需的工作时间和条件，并作为年度工作考核的一项重要内容，督促兼职档案人员将本部门（单位）应归档的文件材料定期向学校档案馆移交。

第八条 档案馆工作人员应当爱岗敬业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

各单位、各部门兼职档案员应当保持相对稳定，并负责做好本单位（部门）文件材料的形成、积累和归档工作，主动接受学校档案部门的业务指导和督促检查，认真编制本单位（部门）年度归档的预立卷目录，负责本单位(部门)不同载体文件材料的收集、整理和立卷归档，确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性。

第三章 条件保障

第九条 设置与学校规模相适应的档案馆内部组织机构，落实人员编制。

第十条 档案工作所需要的经费单独立项，列入学校预算，以保证档案工作的实际需要。学校各单位、各部门应依据需要划拨资金用于保障本单位（部门）档案工作所需的档案装具、设备、人员培训等费用。

第十一条 学校档案馆是保存和利用学校档案的专门机构，应当确保安全，配备符合要求的档案库房和管理设施。库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储发展空间。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。档案馆库要自成体系。
　 第十二条 学校及时配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障学校档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第四章 档案管理

第十三条 学校建立、健全档案工作检查、考核与评估制度，提高全校档案工作管理水平。档案工作要与各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十四条 学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。学校培养的学历教育学生的入学登记表、学籍档案、奖惩记录、毕业生登记表等。

（四）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）及《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）执行。

（五）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。

（六）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在50万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

（七）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书正式出版物及出版发行记录等。

（八）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（九）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）执行。

（十）著名人物类：对本校发展有重大贡献、重要影响者在工作、生活中长期形成的具有保存、利用价值的文件材料。

（十一）声像类：声像类档案主要包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料，它与纸质档案同为高校档案的重要组成部分。

上述归档的档案材料包括纸质、实物、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十五条 学校实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。

学校各单位、各部门档案人员应当及时整理档案和立卷，交本单位、本部门负责档案工作人员检查合格后向学校档案馆移交。

第十六条 电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

第十七条 归档时间与质量要求

（一）学校各部门、各直属单位形成的档案材料，应按学校档案馆的规定整理立卷后在次年6月底前归档；

（二）基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；

（三）仪器设备类档案应当在完成验收后的3个月内归档；

（四）财会类档案在会计年度终了后，暂由档案生成单位保管两年，期满后向学校档案馆移交；

（五）声像档案包括光盘、照片、录音带、录像带。归档时附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像档案应当图像清晰、音质良好；

（六）各立卷单位（部门）形成的实物档案（包括学校各项活动中形成的有纪念意义的物品，学校对外交流中的受赠纪念品，以及有收藏价值的教学科研设备、设施以及其他有保存价值的实物等）应即时归档。

第十八条 学校实行教学单位和职能部门立卷制度，全校各处级建制单位（部门）均系立卷单位，均由各单位统一立卷。立卷人员积累材料、立卷，均按立卷单位统一归档，学校档案馆按立卷单位接收档案并填写移交和接收档案目录（清单），双方单位经办人在移交目录（清单）上签字后，各执一份并存档，以便明确责任，备查验证。

第十九条 学校档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，结合我校实际，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满，已失去保存价值的档案，经鉴定并登记造册报学校批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十条 建立和完善全校各类文件材料归档制度，并纳入学校教学、科研、管理和专兼职档案员的职责范围，做到每项教学、科研、管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。归档的材料必须字迹工整、清晰，图表折叠美观、整齐，书写和签发文件一律用蓝黑墨水或碳素墨水，不得用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水，以确保档案质量。

第二十一条 全校各单位（部门）和教职工个人在从事学校工作的职责活动中形成的、有保存价值的、各种载体的文件材料，都必须按照规定向学校档案馆移交，任何单位（部门）或个人不得据为己有或拒绝归档。

对于我校个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

学校档案馆对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。对散落在社会上的对学校和社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案，应由学校出资收集归档保存。

第二十二条 学校有关单位（部门）在对科研成果、产品试制、大型仪器设备、基建工程等进行鉴定、开箱、验收时，应会同学校档案馆对应归档的文件材料加以审查，并及时归档。

第二十三条 学校档案馆应加强对涉密档案的管理。关于涉密档案密级的变更和解密，需严格按照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的相关规定办理。

第二十四条 档案馆要对馆藏档案资料进行定期安全检查，切实做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体“八防”工作，确保档案的实体安全和信息安全。对重要档案和破损、褪色的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十五条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计表。

第五章 档案的开发与利用

第二十六条 档案馆应采取多种措施，积极开发档案信息资源，加强档案编研工作，主动为学校中心工作和其他各项工作服务。

第二十七条 任何单位（部门）或个人需查阅校档案馆保存的档案原件，均须出示单位（部门）介绍信或持有其他合法证明或持有个人身份证，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，方可查阅。

境外组织或者个人利用学校档案的，按照国家有关规定办理。

第二十八条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第二十九条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

档案馆应当为校内、外利用档案创造便利条件，凡用于校内工作或公益目的的，不收取费用；对用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿并优先提供。

第三十条 档案馆应编制配套的档案检索工具，建立健全档案信息查询系统，积极主动地为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。

第三十一条 认真做好校史展览工作，使校史馆成为爱国荣校教育基地和展示学校形象的重要窗口。

第六章 奖励与惩罚

第三十二条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位（部门）或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十三条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

料的文书电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范第三十四条 凡此前学校印发的有关档案工作管理规定与本办法不一致的，以本办法为准。

第三十五条 本办法由学校档案馆负责解释。

第三十六条 本办法自印发之日起施行。